Underbemanning

Når det ikke er nok medarbeidere på skiftplanen, er konsekvensene sjelden begrenset til én vanskelig vakt. Det kan påvirke servicen, øke stresset og skape hastverk for å løse problemet på kort varsel.

Underbemanning oppstår når bemanningsnivåene ikke er tilstrekkelige for en vakt, tidsperiode eller oppgave. I Danmark kan det skape driftsmessig press i tillegg til en etterlevelsesrisiko hvis manglende dekning fører til overtid, redusert hviletid eller urettferdig vaktplanlegging.

For arbeidsgivere er det ikke bare et spørsmål om vaktplanlegging. Det er en praktisk del av å holde driften stabil, trygg og i samsvar med regelverket.

Hva er et underbemanning?

Underbemanning (underbemanning) er en periode i vaktplanen der det ikke er tilstrekkelig med medarbeidere for å dekke de operative behovene.

Underbemanning kan oppstå i detaljhandel, servicenæringen, helsevesen, offentlige tjenester eller på ethvert arbeidssted der vakter må bemannes for å opprettholde service, sikkerhet eller etterlevelse.

Du kan tenke på det som den manglende brikken i en skiftplan: behovet er fortsatt der, men det er ikke nok medarbeiderne til å dekke behovet.

Hvorfor er underbemanning viktig?

En ubemannet vakt eller et underbemannet tidsrom kan raskt bli et større problem.

Manglende dekning er viktige fordi det kan føre til:

• Økt stress og belastning for medarbeiderne som må dekke mer enn planlagt

• Ikke-planlagt overtid og flere endringer i vaktplanen i siste liten

• Påvirke servicekvaliteten for kunder, pasienter eller innbyggere

• Skape etterlevelsesrisiko dersom ekstra bemanning bryter med hviletidsregler eller arbeidstidsbegrensninger

• Gjøre planleggingen mindre forutsigbar og mindre rettferdig på tvers av teamet

Kort sagt er et manglende bemanning ikke bare en tom plass. Det kan ha ringvirkninger for hele vaktplanen.

Hva forårsaker underbemanning?

Underbemanning kan oppstå av mange grunner, blant annet:

• sykdom eller annet uventet fravær

• dårlig planlegging eller unøyaktige bemanningsprognoser

• endringer i etterspørselen i siste liten

• manglende tilgjengelighet blant medarbeidere

• har ikke nok medarbeidere med riktig kompetanse på vakt

Hovedpoenget er at underbemanning som regel blir dyrere og mer forstyrrende jo senere det oppdages

Hva bør arbeidsgivere vite om underbemanning i Danmark?

I Danmark handler det å fylle et dekningsbehov ikke bare om å finne noen som er ledige. Det må også være i tråd med arbeidstidsregler og eventuelle relevante bestemmelser i tariffavtalen.

Det kan inkludere:

• Regelen om 11 timers daglig hvileperiode, som betyr at å dekke en vakt ikke må redusere medarbeiderens lovpålagte hvileperiode til under 11 timer

• Regelen om 35 timers ukentlig hvile, som betyr at bemanningsløsninger fortsatt må sikre sammenhengende ukentlig hvile

• Begrensning på 48-timers ukentlig arbeidstid, fordi gjentatte ekstravakter kan føre til at gjennomsnittlig arbeidstid blir for høy

• Regler for beredskapsvakter, som fortsatt må være i samsvar med arbeidstidslovgivning og tariffavtaler

• regler om bransjespesifikke tariffavtaler for vaktendringer som regulerer kortvarige endringer i vakter, overtidsbetaling, minimumsbemanning og kompensasjon ved akutte situasjoner

Derfor blir digitale planleggingsverktøy i økende grad brukt for å oppdage underbemanning tidlig og hjelpe ledere med å reagere før problemet øker.

Hvem har nytte av å unngå underbemanning

Kort sagt: alle.

Medarbeiderne får mer rettferdige vaktplaner, færre endringer i siste liten og mindre press.
Arbeidsgiverne får smidigere drift og lavere overtidskostnader.
Kunder, pasienter og innbyggere får mer pålitelig service.

Når bemanningsmangler håndteres godt, er arbeidssteder bedre i stand til å beskytte balansen, rettferdigheten og respekten for arbeidstid som dansk ansettelsespraksis er kjent for.

Få orden på bemanningsplanleggingen din

Underbemanning er ikke bare et tegn på at én vakt trenger hjelp Det er vanligvis et tegn på at oversikten over bemanningen, planleggingen eller fleksibiliteten må bli bedre.

Med bedre prognoser, tydeligere kommunikasjon og riktige planleggingsverktøy kan arbeidsgivere oppdage underbemanning tidligere, reagere mer rettferdig og holde driften i gang uten å skape større problemer andre steder.