Café K:
Planday bloggen har taget en snak med Frederik Laust, der siden 2014 har været bar manager for Café K, for at blive klogere på, hvilken indflydelse den digitale transformation har haft på den jyske cafékæde
Café K:
About Café K:
Café K er navnet på en jysk cafekæde, der først erobrede hjertet af Randers tilbage i 2009, for derefter at tage Aarhus og Silkeborg med storm. I dag sørger 90 medarbejdere på tværs af caféerne for, at gæsterne går derfra med en oplevelse rigere, uanset om der står hyggelig familiefrokost, middag for to eller drinks-aften med vennerne på menuen.
Frederik Laust
Bar Manager
Café K:
“Det har automatiseret en række ting for os, som vi brugte oceaner af tid på førhen. At vores bogholder bare kan trække data ned fra Planday til Danløn har sparet os både penge, men også flere timer på bogføringsdelen, som er bedre brugt andetsteds nu”.
Unge rider med på digitaliseringsbølgen
Ambitionerne var tårnhøje for Café K i begyndelsen af 2020, men COVID-19 blev hurtigt en bremseklods for cafekædens ekspansionsprojekt.
“Vi satte os ned og kiggede på, hvor vi skulle hen med det her projekt. Vi blev enige om, at det kunne være fedt med en café i alle byer, hvor der er over 40.000 indbyggere, men på grund af Coronavirus har været nødsaget til at tone ambitionerne lidt ned igen,” fortæller Frederik
Selvom udvidelsen imidlertid er sat på pause, har cafékæden haft gang i et andet projekt længe før ideen om at udvide med flere cafeer kom på tavlen. Da Café K skulle skifte kassesystem, satte det skub i en komplet digital transformation af virksomheden.
“Vi startede med at teste et kassesystem med et integreret vagtplanssystem, hvor produkterne blev skrevet ind og derefter kunne man trække en liste fra det enkelte kasseapparat,” siger Frederik.
“Vagtplanssystemet fungerede måske 75% optimalt, hvor kassesystemet viste sig at være et dårligt match, så vi gik tilbage til vores gamle kassesystem og valgte i stedet Planday, både fordi vi kan integrere systemerne, men også fordi Planday har de funktioner, vi manglede.”
“Vi har jo hovedsageligt med unge mennesker at gøre, der har taget et sabbatår og trænger til at tjene penge samt lære, hvad det vil sige at være på arbejdsmarkedet.”
Transformationen og modtagelsen af Planday har været positiv trods Café Ks høje personaleomsætning.
“Vi forsøger også at vælge ledere med et positivt mindset omkring digital transformation, da de er meget mere modtagelige over for den digitale tilgang fremfor de manuelle processer og håndskrevne Excel-ark.”
“De medarbejdere der har været længst hos os, var ikke så modtagelige til at starte med, fordi de havde nogle faste rutiner, som kan være svære at bryde med, men det kræver også, at man har nogle ambassadører, der går forrest.”
“Det blev rigtig godt med tiden og vores personale har vænnet sig til forandringen. Det handler i bund og grund om at give dem en positiv oplevelse af overgangen, tale tingene op og forsikre dem, at de kan være trygge i det.”
Kommunikation via app eliminerer konflikter
Fordelene ved at overgå til digitale systemer og håndtere vagtplanlægningen for personalet med et online softwaresystem er mange. Frederik fremhæver Plandays gennemsigtighed og overblik som to elementer, der gør hverdagen på Café K lettere.
“Hele HR-processen er blevet transparent, fordi du kan se hvordan det fungerer på alle niveauer og i alle afdelinger. Vi kan lynhurtigt gå ind i Planday og se, hvordan det står til i hver enkelt afdeling i stedet for, at vi skal holde møder om det. Det giver et kanongodt overblik for lederne, der skal tage en række vigtige beslutninger,” siger Frederik.
“Samtidig har vi også fået større kontrol, efter at vores medarbejdere er begyndt at bytte vagter i Planday. Før i tiden blev vagterne “sat til salg” på Facebook, én person tager den og melder ud om det i en privatbesked. Det hændte, at udmeldingen aldrig kom,”
“Planday har elimineret uhensigtsmæssig og manuel kommunikation via flere platforme, da vores medarbejdere nu kan bytte vagter samt kommunikere med hinanden og lederne direkte i appen. Det har også elimineret risikoen for, at to nye ansatte fik en vagt samme dag, for nu giver den digitale vagtplan lederne et skarpt overblik,”
Frederik kan ikke understrege nok, hvor stor betydning klar kommunikation samt muligheden for at sende vigtige beskeder til individuelle medarbejdere og på tværs af afdelingerne har.
“Dét, at vi kan komme i kontakt med medarbejderne direkte i appen, har resulteret i, at vi har minimeret antallet af konflikter i arbejdsdagene for den enkelte. Med Planday er det bare noget helt andet. Før i tiden kunne der komme en hel masse spørgsmål omkring en arbejdsopgave, men ikke længere, så vi er supertilfredse med Planday”.
Korrekt data gør det nemmere at lægge bedre budgetter
Udover at Frederik i dag nemt og hurtigt kan planlægge vagtplanerne for café-personalet, har rapporteringsfunktionen gjort budgetteringen til et arbejde, der bliver klaret hurtigt og effektivt.
“Generelt har vi al data sort på hvidt nu. Vi har overblik over lønprocenten og kan trække vores omkostninger meget hurtigere frem end det tidligere har været tilfældet. Før budgetterede vi nogenlunde for året, og derfor tog det også længere tid at lave ændringer,” siger Frederik.
“Vi kan som virksomhed tænke meget mere strategisk, sætte os nogle konkrete mål samt følge op på dem jævnligt og justere hen ad vejen, hvis der er behov for det”.
Som det sidste var Planday bloggen nysgerrige på at høre, om Café K også høster fordelene ved at koble Planday sammen med alle de systemer, de i forvejen bruger. Frederiks svar var entydigt:
“Vi bruger Danløn til lønkørslerne, og jeg ved, at vores bogholder også er rigtig glad for Planday. Før i tiden sad hun med timesedlerne og registrerede dem manuelt. Alle sedlerne skulle gennemtjekkes i hånden, for at være sikre på, at medarbejdernes arbejdstimer passer. Når det er digitalt, undgår man bare mange af de fejl, som folk kan komme til at lave,” siger Frederik.
“Det har automatiseret en række ting for os, som vi brugte oceaner af tid på førhen. At vores bogholder bare kan trække data ned fra Planday til Danløn har sparet os både penge, men også flere timer på bogføringsdelen, som er bedre brugt andetsteds nu”.
Vil du vide mere om, hvordan du kan få dit personale til at yde deres bedste?
Det hele starter med bedre personalehåndtering. Inspirer og understøt dine medarbejdere gennem klar kommunikation og smartere vagtplanlægning.
Se hvordan Planday kan hjælpe dig med at få din og medarbejdernes dag til at fungere. Tag en snak med en specialist og få fingrene i en skræddersyet løsning, der passer til dine behov.
